新型コロナ感染拡大防止策としてリモートワークが推奨され、在宅勤務をする人が増えてきました。場所を選ばずに仕事ができるというメリットがある反面、社員同士のコミュニケーションの機会が減少し、以前と比べて社員同士の関係性が希薄になるのではというデメリットも課題となっていました。そこで遠隔地でも円滑にコミュニケーションを取ることができる「Web会議システム」の利用が急増しました。
テレワークの普及にともない、急速に導入が進んだ「Web会議システム」。4月末時点での利用率は60%を超え、その後も「社内・社外とのコミュニケーションの向上」を目的に「Web 会議システム」を導入する企業が増え続けており、まさにコロナ禍を象徴するような出来事となっています。
なかでもZOOMは、「URLをクリックするだけで参加できるという手軽さ」が受け、ビジネスシーンだけでなく、プライベートでも「ZOOM飲み会」が流行るほど普及し、今では手放すことができないコミュニケーションツールとなっているのではないでしょうか。
ZOOMは、通信画像・音声の良さ、インターフェースがシンプルで操作が簡単ということが評価されているようです。やはりURLをクリックするだけで参加できるという手軽さは、いままでの「Web会議システム」などと比較して圧倒的に魅力的だと思います。
某IT企業から毎年恒例となっているキックオフ／事例共有会を、今年は新型コロナ感染拡大防止のためオンラインで開催したいという相談を受けました。在宅勤務の社員も含め1,200人の社員がオンラインで同時に参加できて、リアルタイムにコミュニケーションがとれるようなオンライン社内イベントを実現したいというものでした。
まだまだオンラインイベントやライブ配信については、機材やオンラインツールも日々改善をしており、はっきりとした正解が無い状態です。実現のためクライアントとも協議を重ね、綿密なリハーサルを繰り返し、ミスを見つけてはひとつひとつ解決しながら、精度を上げていきました。
3密を避けるため、本社のミーティングルームには司会進行役とプレゼンター、ライブ配信エンジニアなど運営に必要な最小限のスタッフと配信用の機材のみで対応し、在宅勤務の社員は自宅のカメラとマイクから、直接質疑応答をZOOMで行える仕組み。参加者1,200人、同時接続時間6時間以上のインタラクティブなコミュニケーション空間を実現しました。さらに、休憩時間はヨガの先生とオンラインストレッチで集中力アップ。
今回採用したのは「Zoomビデオウェビナー」。セミナーやキックオフ／事例共有会のオンライン開催を考えている方におすすめです。またイベントのプロの知見から、イベントを盛り上げるための台本制作、鮮明に伝えるための音響と照明、講演者やゲストのエスコート、プロならではのスムーズな運営と演出力により、オンラインツールの効果を最大限に引き出すことができます。
新型コロナの猛威は衰えず、感染者は日々増え続け、まだまだ収束には遠い道のりですが、「いまできる最善のこと」とは何か？このことだけに注力し、イベント会社として進化した姿を追い求めていきたいと思います。
